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Los 6 pilares del nuevo lugar de trabajo digital

El entorno organizativo en el que operan las empresas que generan conocimiento de forma intensiva es cualquier cosa menos estático. Al contrario, está cambiando cada vez más rápido y hacia nuevas formas. Se está volviendo cada vez más impredecible. Esto significa que las empresas ya no pueden hacer planes pensando en el largo plazo, o al menos no de la forma en la que solían hacerlo hasta hace poco. En su lugar, tienen que estar preparadas para el cambio, siendo lo suficientemente ágiles para adaptarse rápidamente a nuevas condiciones y situaciones.

Al mismo tiempo, la gestión del conocimiento y las aportaciones de los trabajadores se están convirtiendo en factores cada vez más importantes para las empresas. Hay un gran potencial para las organizaciones en la mejora de la productividad y la gestión del conocimiento; sin embargo, hay tensión y a menudo conflictos entre agilidad y productividad¿Qué deberíamos hacer nosotros como trabajadores del conocimiento para seguir siendo productivos, o incluso aumentar nuestra productividad, cuando necesitamos adaptarnos a condiciones nuevas de trabajo a cada momento? A menudo nos encontramos atrapados entre la espada y la pared. La carga de trabajo y la complejidad de las tareas aumenta, mientras que al mismo tiempo se espera que seamos más productivos. A esto hay que añadir la necesidad de adaptarnos a nuevas condiciones de trabajo. Y no sólo eso, sino que se espera también que seamos más creativos e innovadores.

El gran enemigo aquí es la c-o-m-p-l-e-j-i-d-a-d. Porque no sólo obstaculiza la productividad del trabajador del conocimiento, sino que también está causando que algunas excepciones ocurran cada vez con mayor frecuencia; y las excepciones son costosas y difíciles de tratar. Ningún manual o procedimiento te ayudará a lidiar con las excepciones, puesto que cada una es diferente de la otra y necesita ser tratada de manera concreta y especial. Para lidiar con las excepciones tendremos que improvisar. Colaborar. Pensar fuera de la caja. Y aquí el problema es que nuestras organizaciones no han sido diseñadas para desenvolverse en esta nueva realidad. La mayoría de nuestras organizaciones han sido diseñadas para la eficiencia y las economías de escala, no para permitir la colaboración, la creatividad ni la responsabilidad personal. Con demasiada frecuencia somos sólo engranajes de una gran maquinaria. Incluso si sabemos lo que está mal y qué puede hacerse al respecto, simplemente no existe suficiente apoyo de la organización para ayudarnos a actuar.

Muchos trabajadores del conocimiento carecen incluso de cosas tan básicas como herramientas de calidad para desarrollar su trabajo. Con demasiada frecuencia, los responsables de tecnología encuentran apropiado para acallar los gritos de nuevas y mejores herramientas comprar soluciones ricas en funcionalidades de un gran vendedor. Luego las dejan caer sobre la mesa de los usuarios simplemente “sacadas de la caja” sin ningún tipo de orientación o apoyo y sin personalizarlas para ajustarlas a sus necesidades concretas. El problema es que los trabajadores ya tienen una enorme pila de productos complejos de usar. Y de repente se espera que sea cada uno el que averigüe cómo usar esas herramientas y cómo adecuarlas a sus necesidades. Así, no pasa demasiado tiempo hasta que se hacen conscientes de los problemas técnicos y las fricciones que eso genera en su trabajo.  Este enfoque centrado en la tecnología aumenta la complejidad en lugar de reducirla, en lugar de hacer las cosas más simples para todos los trabajadores del conocimiento.

Está claro que necesitamos un nuevo y mejor enfoque para impulsar la productividad del trabajador del conocimiento, y que este enfoque debe necesariamente tener un control integral de nuestro nuevo entorno de trabajo digital. Así la complejidad innecesaria podrá ser reducida o eliminada y los trabajadores del conocimiento podrán empezar a ser más productivos, innovadores y ágiles. El lugar de trabajo digital es un concepto emergente que proporciona una visión global del entorno de trabajo digital del trabajador del conocimiento, y a continuación voy a describir los que considero los seis pilares del lugar de trabajo digital.

 1. Centrado en las personas

Para ayudar a los trabajadores del conocimiento a ser más productivos, ágiles e innovadores, es esencial aplicar un enfoque centrado en las personas en lugar de en la tecnología. Necesitamos un enfoque que nos ayude a simplificar la forma en que interactuamos con los demás y con otras cosas de nuestro entorno. Cualquier nueva herramienta debe introducirse de manera que se ajuste a los usuarios, sus tareas y las situaciones en que se encuentran. En última instancia, debe ser invisible, ayudándonos a conseguir nuestras metas sin generar fricciones ni problemas.

2. Movilidad

La idea de trabajar desde cualquier sitio, usando diferentes dispositivos y adaptándonos a lo que cada situación requiera no es algo nuevo. Lo que es nuevo hoy es que por fin tenemos una nueva manera de poner en práctica esta idea que realmente funciona. Ya no necesitamos llevar un teléfono del tamaño de un lavavajillas al campo de golf. En lugar de eso, podemos llevar todo nuestro lugar de trabajo digital en la palma de la mano. Esto significa que es que el trabajo digital gira en torno a las personas y les sigue a donde quiera que vayan. No está atado a un edificio, ni a un horario ni a ningún lugar determinado.

 3. Servicios

El entorno de trabajo digital debe ayudarnos a hacer nuestros trabajos, en diferentes situaciones, proveyéndonos de los servicios que en cada momento necesitamos. Y estos servicios van unidos a una experiencia de usuario coherente, con acceso ubicuo a toda la información que podamos necesitar, permitiéndonos trabajar juntos desde cualquier lugar.

 4. Simplicidad

Como nos hemos acostumbrado a usar buen software como consumidores, ya no aceptamos softwares de mierda en el trabajo. Los aspectos técnicos deben ser nuestro punto de referencia cuando diseñemos el lugar de trabajo digital y sus servicios. Los productos deben ser atractivos y fáciles de usar, sólo así los usuarios los adoptarán y eso les permitirá cambiar su forma de trabajar. El lugar de trabajo digital debe simplificar y facilitar las interacciones de los trabajadores del conocimiento y esa simplicidad es la clave para lograrlo. Tenemos que eliminar todo lo que no agrega valora y asegurarnos de mejorar todo lo que lo hace.

5. Social

Social no es sólo una tecnología; es una forma de diseñar la tecnología para que se ajuste a la naturaleza humana y aproveche sus comportamientos colaborativos. Todo nuestro entorno de trabajo digital debe, como el resto de nuestro ambiente de trabajo, estar diseñado de acuerdo a principios sociales como apertura, transparencia, participación, diálogo y reconocimiento:

  • Necesitamos apertura para tener acceso a la información que usaremos
  • Necesitamos transparencia para ser capaces de descubrir esa información
  • Es necesario que cualquiera pueda participar, porque es así como seremos capaces de hacer frente a cualquier tipo de problema u oportunidad
  • Necesitamos diálogo para asegurarnos de que la comunicación es efectiva, de que nos entendemos rápidamente unos a otros y emprendemos acciones
  • Necesitamos reconocimiento para recompensar y motivar a la gente que hace posible la colaboración y el intercambio de conocimientos

Todas las demás estructuras de las organizaciones tienen que alinearse con estos principios, desde los modelos de incentivos y las prácticas de gestión hasta los entornos de trabajo físicos.

 6. Continuo

La única forma posible de hacer realidad el lugar digital de trabajo es comenzar con una visión y unos principios rectores que sirvan de guía y, a partir de ahí, explorar las distintas vías para alcanzarlo, avanzando poco a poco. En lugar de apostarlo todo a una carta y fallar, deberemos hacer muchas pequeñas apuestas. Así tendremos la oportunidad de aprender de cada error que cometemos y rectificarlo. Evaluamos, aprendemos y ajustamos a medida que avanzamos.

Una razón clave para introducir cambios con un enfoque progresivo es que sea más fácil para las personas a adoptar estos cambios. De esta manera cambiaremos nuestras formas de trabajo hacia otras mejores, aumentando la productividad del trabajador del conocimiento.

Por lo tanto, debemos cambiar nuestra prioridad número uno. Nada es más importante y necesitamos encontrar respuestas a todas estas cuestiones para comenzar por el principio. Y si lo hacemos, nuestras posibilidades de éxito serán bastante elevadas. 

Fuente: blog.zyncro.com

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